Digitalisation et choix du logiciel
Cahier des charges TMS : les critères à prévoir
Un cahier des charges TMS efficace organise les critères par grands thèmes (gestion des sessions, facturation, communication, données, support) et leur attribue une pondération selon leur importance réelle pour l’organisation. Il sert à comparer objectivement plusieurs éditeurs plutôt qu’à se laisser convaincre par la présentation la plus séduisante. Ce document doit rester concret : chaque critère doit pouvoir être vérifié en démonstration.
Points clés
- Organiser les critères par thème plutôt qu’en une longue liste plate
- Distinguer les critères indispensables des critères secondaires
- Attribuer une pondération réaliste selon les priorités de l’organisation
- Prévoir des critères vérifiables en démonstration, pas seulement déclaratifs
- Impliquer les futurs utilisateurs dans la rédaction du cahier des charges
Pourquoi rédiger un cahier des charges avant de comparer des outils
Sans cahier des charges, la comparaison entre plusieurs logiciels de gestion de formation se fait souvent au ressenti, en fonction de la démonstration la plus impressionnante ou du commercial le plus disponible. Un cahier des charges structuré change cette dynamique : il oblige à clarifier en amont ce qui compte vraiment pour l’organisation, et permet ensuite de noter chaque solution sur les mêmes bases. C’est un exercice utile même pour une petite structure, à condition de rester pragmatique et de ne pas produire un document interminable qu’aucun éditeur ne pourra remplir sérieusement.
Structure recommandée du document
Un cahier des charges pour un TMS gagne à être organisé en sections thématiques, chacune contenant un nombre limité de critères réellement discriminants. Voici une structure type, réutilisable et adaptable :
- Contexte et objectifs : taille de l’équipe, volume de sessions, problèmes actuels à résoudre
- Gestion des sessions et des participants : planification, inscriptions, disponibilités des formateurs et des salles
- Communication automatisée : convocations, rappels, questionnaires de satisfaction
- Facturation et pilotage : devis, plans de facturation, suivi des paiements, indicateurs
- Données et accès : rôles et droits, séparation des données, hébergement
- Support et accompagnement : langue, disponibilité, modalités de déploiement
- Critères budgétaires et contractuels
Détailler les critères par thème
Pour chaque section, il est utile de lister des critères précis plutôt que des intitulés vagues. Par exemple, dans la section « gestion des sessions », on préférera « le logiciel permet-il de gérer les disponibilités des formateurs et de détecter automatiquement les conflits de planning ? » à un simple « planning ». Cette précision rend le cahier des charges directement exploitable en démonstration : chaque critère devient une question à poser ou une action à faire tester par l’éditeur.
| Thème | Exemple de critère précis |
|---|---|
| Sessions | Détection automatique des conflits de salle ou de formateur |
| Communication | Envoi automatique des convocations avec invitation calendrier |
| Facturation | Facturation par journée, par session ou selon un échéancier personnalisé |
| Pilotage | Tableau de bord avec indicateurs sur les factures en retard |
| Données | Séparation claire des données entre organisations ou entités |
| Accès | Gestion fine des rôles et droits selon les profils utilisateurs |
Distinguer indispensable, important et secondaire
Toutes les fonctionnalités n’ont pas le même poids. Un cahier des charges efficace classe chaque critère selon trois niveaux : indispensable (son absence élimine la solution), important (il influence fortement la note mais n’est pas éliminatoire), secondaire (un plus, sans plus). Cette hiérarchisation évite de rejeter une solution pertinente à cause d’un détail mineur, ou à l’inverse de retenir un outil qui coche de nombreuses cases secondaires tout en manquant l’essentiel.
Construire une grille de pondération
Une fois les critères classés, une pondération chiffrée permet de comparer objectivement plusieurs éditeurs. Une méthode simple consiste à attribuer un coefficient à chaque section (par exemple sur 5), puis à noter chaque solution sur chaque critère (par exemple sur 3 : absent, partiel, complet). Le score final donne une base de discussion, sans remplacer le jugement de l’équipe : un outil qui obtient le meilleur score n’est pas automatiquement le bon choix s’il déplaît fortement aux futurs utilisateurs.
1Lister les critères
Réunir les besoins remontés par les utilisateurs actuels et les irritants constatés dans l’outil ou le processus existant.
2Classer par thème
Regrouper les critères en sections cohérentes pour faciliter la lecture par les éditeurs consultés.
3Prioriser
Marquer chaque critère comme indispensable, important ou secondaire, en concertation avec les équipes concernées.
4Pondérer
Attribuer un coefficient par section et une échelle de notation par critère.
5Faire vérifier en démonstration
Transformer les critères en questions concrètes à poser lors des démonstrations, plutôt que de se fier à une simple réponse déclarative.
Ce que le cahier des charges ne doit pas devenir
Un cahier des charges trop long, avec des dizaines de critères redondants, décourage les éditeurs sérieux et rend la comparaison illisible. Il vaut mieux une trentaine de critères réellement discriminants qu’une liste de deux cents lignes reprises d’un modèle générique. De même, il faut éviter les critères impossibles à vérifier objectivement (« l’outil est-il intuitif ? ») et leur préférer des formulations testables (« un utilisateur sans formation peut-il créer une session en moins de cinq minutes ? »).
Questions fréquentes
- Combien de critères doit contenir un cahier des charges TMS ?
- Une trentaine de critères bien choisis et organisés par thème suffisent généralement. L’objectif est la pertinence, pas l’exhaustivité.
- Faut-il envoyer le cahier des charges à plusieurs éditeurs simultanément ?
- C’est une pratique courante et utile pour comparer objectivement les réponses sur les mêmes critères, avant d’organiser des démonstrations ciblées avec les solutions les mieux positionnées.
- Qui doit participer à la rédaction du cahier des charges ?
- Idéalement les utilisateurs quotidiens du futur outil (gestion administrative, formateurs, direction), afin que les critères reflètent des besoins réels et pas seulement des attentes théoriques.
- Le cahier des charges remplace-t-il la démonstration ?
- Non, il la prépare. Le document sert à structurer les questions à poser et à noter objectivement ce qui est réellement montré, plutôt qu’à se contenter de promesses écrites.
En résumé
Un cahier des charges bien construit, organisé par thème et pondéré selon les priorités réelles, transforme le choix d’un TMS en décision argumentée plutôt qu’en pari. Il peut ensuite servir de base à chaque démonstration organisée avec les éditeurs présélectionnés. Pour aller plus loin sur les fonctionnalités à attendre d’un tel outil, consultez le guide complet du logiciel de gestion de formation.